Rol van de vertrouwenspersoon binnen de Vertrouwenscommissie

(download)

Waarom een vertrouwenspersoon

Binnen de NVNLP kunnen leden, donateurs en begunstigers van de NVNLP - hierna te noemen "leden" - te maken krijgen met ongewenste onderlinge omgangsvormen of integriteit kwesties.

Organisaties hebben in Nederland op basis van art. 7:611 Burgerlijk Wetboek en art.3.2 Arbowet de wettelijke plicht een veilige omgeving te bieden aan mensen. Met het aanstellen van een vertrouwenscommissie met twee vertrouwenspersonen geeft de NVNLP haar invulling aan deze verplichting. Het vertrouwenswerk beoogt bij te dragen aan een organisatiecultuur en een werkomgeving waarin mensen optimaal kunnen functioneren en zich veilig voelen om het beste te geven voor de organisatie. De vertrouwenspersonen behartigen het belang van de leden als onderdeel van de vereniging.
De vertrouwenspersonen ondersteunen melders van ongewenst gedrag en helpen hen bij het de-escaleren. Opvang en het meedenken over de oplossing zijn daarbij het doel, evenals het bijdragen enkel en alleen op verzoek van de melder aan herstel van de geschonden verbinding tussen melder en veroorzaker. De vertrouwenspersonen begeleiden de melder bij een klachtenprocedure. De melder van het ongewenst gedrag blijft altijd zelf verantwoordelijk voor het oplossen van zijn probleem. Na beëindiging van het als ongewenst ervaren gedrag, verlenen de vertrouwenspersonen nog enige tijd nazorg.

Wat is een vertrouwenspersoon (functie)

De vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen en integriteit zijn voor de NVNLP door de vereniging aangestelde vertrouwenspersonen. Er zijn twee vertrouwenspersonen aangesteld, een man en een vrouw en deze vormen samen de vertrouwenscommissie. Leden die grensoverschrijdend gedrag ervaren, kunnen deze commissie vertrouwelijk benaderen voor een luisterend oor, advies en bijstand.
De primaire rol van de vertrouwenspersonen ligt in de opvang en begeleiding van leden die ongewenst gedrag (hebben) ervaren. Dit op het interactiegebied tussen leden, donateurs en begunstigers van de NVNLP en personen, met wie het lid in een relatie treedt tijdens de uitoefening en het gebruik van NLP in het algemeen of het overbrengen van kennis over NLP - hierna genoemd een NLP-relatie - al dan niet binnen een professionele context.

Maar daarnaast zijn zij binnen de NVNLP ook van betekenis voor de voorlichting over grensoverschrijdend gedrag in NLP-relaties en voor gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur over het stellen en handhaven van gedragsnormen.
Zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid kenmerken het werk van de vertrouwenspersonen. Daarom hebben zij een geheimhoudingsplicht en een intern verschoningsrecht. Zij zijn alleen verantwoording schuldig aan het bestuur van de NVNLP en leggen geen inhoudelijke verantwoording af aangaande individuele gevallen.

Wat doen de vertrouwenspersonen (taken)

Er zijn drie hoofdtaken te onderscheiden van de vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen en integriteit.

  1. Opvangen, begeleiden en informeren van de leden.
  2. Voorlichten, informeren en inspireren van de vereniging.
  3. Adviseren van het bestuur.

Opvangen en begeleiden van de melder

  • Opvang en eerste aanspreekpunt zijn voor melders die ongewenste omgangsvormen ervaren. Luisteren naar en begeleiden van de melder op onderwerpen als discriminatie, intimidatie, agressie, pesten, seksuele intimidatie en grensoverschrijdend gedrag bij conflicten met als doel bij te dragen aan beëindiging van het ongewenst gedrag, de-escalatie van het conflict en het verbinden van de betrokken partijen.
  • Doorverwijzen, bijvoorbeeld naar professionele hulpverleners en juridisch adviseurs, als de melding de rol van de vertrouwenspersoon overstijgt of andere zaken betreft dan ongewenste omgangsvormen
  • Begeleiden en ondersteunen van de melder bij diens gang naar de klachtencommissie (formeel traject) omdat het indienen van een klacht voor de klager zowel mentaal als inhoudelijk belastend kan zijn. De vertrouwenspersoon is inhoudelijk niet bij de klachtenprocedure betrokken.
  • Nazorg bieden aan melder/klager en zorgen dat de klacht goed is afgehandeld.

Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie

  • Uitleg geven over ongewenste omgangsvormen en de rol van de vertrouwenspersoon aan de medewerkers. De vertrouwenspersoon maakt zich actief bekend binnen de vereniging.
  • Voorlichting geven over preventie van ongewenst grensoverschrijdend gedrag en bevorderen van goed gedrag binnen de vereniging.
  • Bijdragen aan bewustwordingssessies die vanuit het bestuur worden ingezet om de leden bewust te maken van de gewenste omgangsvormen in de vereniging.

Adviseren van bestuur

  • Uit het jaarverslag van de vertrouwenspersoon zijn trends en signalen te halen over het soort meldingen, frequentie en thema’s die in de organisatie merkbaar zijn. Tijdens het jaarlijkse gesprek met het bestuur van de organisatie geeft de vertrouwenspersoon betekenis aan de uitkomsten van het jaarverslag.
  • De vertrouwenspersonen zijn alert op signalen over de sociale veiligheid in de vereniging. Zij adviseren het bestuur gevraagd en ongevraagd – en altijd in geanonimiseerde vorm - over sfeer, werkklimaat en (on)gewenste omgangsvormen als meldingen daartoe aanleiding geven. Zij reiken zo mogelijk concrete suggesties ter verbetering aan of denken daarover mee.

Wat wordt gevraagd van de vertrouwenspersoon (bevoegdheden)

De vertrouwenspersonen functioneren autonoom zonder last of ruggespraak. Zij leggen minimaal één keer per jaar geanonimiseerd verantwoording af aan het bestuur. De verslaglegging is niet terug te voeren op individuele leden.
De vertrouwenspersonen zijn niet verantwoordelijk voor het omgangsklimaat, de sfeer en de (on)gewenste omgangsvormen. Veel meer zijn zij de thermometer van de vereniging die aan bestuur aangeeft:

  1. wat zij weten dat speelt omdat zij dat van melders horen;
  2. wat hen vanuit hun kennis van ongewenste omgangsvormen opvalt en wat dit betekent voor de veiligheid en het plezier van de leden;
  3. welke gevolgen dit voor de vereniging kan hebben;
  4. welke maatregelen het bestuur zou kunnen nemen.

De informatie waarover de vertrouwenspersonen beschikken, is vertrouwelijk, tenzij er wettelijke verplichtingen zijn die de geheimhoudingsplicht van de vertrouwenspersonen doorbreken. De vertrouwenspersonen informeren de melder over dit voorbehoud.
De vertrouwenspersonen kunnen naast ongewenste omgangsvormen geconfronteerd worden met andere integriteitskwesties en privéproblemen. Dergelijke kwesties zelf behoren per definitie niet tot het werkterrein van de vertrouwenspersonen; maar wel het ongewenst gedrag dat daaruit kan voortvloeien. Het is voor de toegankelijkheid en voor de effectiviteit van de vertrouwenspersonen essentieel het werkterrein tot ongewenst gedrag te beperken en rolverwarring te voorkomen.
De functie van vertrouwenspersoon is onverenigbaar met het lidmaatschap van de klachtencommissie.

Wie is de vertrouwenspersoon

Kwaliteiten

De vertrouwenspersonen zijn toegankelijk, empathisch en hebben daarnaast de nodige dosis lef. Ze zijn onafhankelijke en strategische denkers die in staat zijn de verschillende belangen te onderscheiden, in conflictueuze situaties te opereren en die afstand kunnen houden van de casuïstiek. Ze hebben een goed gevoel voor gedrag van mensen, voor onderlinge verhoudingen en voor organisatieculturen en doorgronden situaties die ongewenste omgangsvormen kunnen veroorzaken. Zij kunnen oordeelvrij doorvragen naar het doel van de melder en de wegen die de melder zou willen bewandelen. De vertrouwenspersonen moeten hiervoor beschikken over een goed reflectievermogen en in staat zijn om goede heldere feedback te geven. Zij zijn bestand tegen omgevingsdruk en houden zich nauwgezet aan sociale, ethische en professionele normen en waarden.

Vaardigheden

Voor een succesvolle uitvoering van het vertrouwenswerk moet de vertrouwenspersonen goed kunnen luisteren en kunnen zwijgen. Integriteit, betrouwbaarheid en communicatieve vaardigheden zijn cruciaal, evenals organisatiesensitiviteit en strategisch inzicht. Zij reflecteren op eigen gedrag en standpunten en kunnen een bijdrage leveren aan het reflecteren van anderen op het gedrag en de omgang met elkaar. Zij kunnen een geanonimiseerd verslag schrijven en aanbevelingen doen aan het bestuur.
De vertrouwenspersonen beheersen signalerings- en adviesvaardigheden en hebben het analytisch vermogen om beleidsmatige adviezen te geven omtrent integriteit, gezondheid en veiligheid. De vertrouwenspersonen moeten in staat zijn om overtuigende, heldere presentaties te geven.

Kennis

De vertrouwenspersonen hebben inzicht in sociale verschijningsvormen als discriminatie, geweld en agressie, (seksuele) intimidatie, pesten en conflicten. Zij hebben kennis van klachtenprocedures, klachtencommissies en de Arbowet. Zij kennen hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden passend bij hun functie binnen de vereniging. Om deze vaardigheden te blijven ontwikkelen is het noodzakelijk dat de vertrouwenspersonen op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen door middel van vakliteratuur, het bezoeken van congressen, het volgen van trainingen en intervisies.

Wat heeft de vertrouwenspersoon nodig (voorwaarden voor het functioneren)

Commitment

Betrokkenheid en steun van het bestuur van de vereniging bij het werk van de vertrouwenspersonen is onontbeerlijk. Een aanstellingsbrief of contract waarin voorwaarden, rechtsbescherming en verantwoording officieel worden vastgelegd zijn raadzaam. De vereniging heeft een beleid of reglement waarin ongewenste omgangsvormen, klachtenregelingen en gedrags- en ethische codes zijn opgenomen. De aanwezigheid en de rol van de vertrouwenspersonen wordt binnen de vereniging breed gecommuniceerd.

Faciliteiten

De vertrouwenspersonen moeten over adequate faciliteiten en middelen beschikken, zoals een gespreksruimte waar melders naar toe kunnen voor een vertrouwelijk gesprek. De vertrouwenspersonen worden door het bestuur voorzien van alle relevante gegevens die zij nodig hebben voor het uitoefenen van hun functie. Vertrouwenspersonen vervangen elkaar bij afwezigheid van een van hen.

Budget

Een budget voor het volgen van een gecertificeerde basisopleiding, nascholingen, intervisie, voor het aanschaffen van voorlichtingsmateriaal en vakliteratuur, lidmaatschap beroepsvereniging en een budget voor het, indien nodig, voeren van een gesprek buiten de organisatie.

Gegevensbescherming

De informatie die de vertrouwenspersoon in de uitoefening van zijn functie bewaart, is uitgesloten van controle, behoudens reguliere controle op de veiligheid van het elektronisch verkeer en de gegevensopslag. De gegevens worden op een beveiligde locatie versleuteld bewaard en zijn uitsluitend in te zien door de vertrouwenspersonen.