Etiquette voor Zoom

De NVNLP gebruikt Zoom voor het houden van online vergaderingen en het verzorgen van webinars.

Om een en ander in goede banen te leiden, hebben we aantal regels opgesteld, waarvan we vragen om je daaraan te houden.

In het kort:

  1. Gebruik je echte naam
  2. Zet je microfoon op mute als je niet het woord hebt
  3. Gebruik Raise Hand als je iets wilt zeggen (dus als je het woord wilt)
  4. Gebruik de Chat als je een vraag of opmerking hebt (maar niet per se het woord wilt)
  5. Als je microfoon aan staat als een ander het woord heeft, spreek dan niet door de ander heen
  6. Zet je camera tijdens vergaderingen het liefst aan
  7. Voer discussies in gespreksrondes
  8. Gebruik een koptelefoon als je last hebt van 'echo' of 'rondzingen'
  9. Kom op tijd

 


Je naam
Voer bij binnenkomst in een Zoom vergadering je naam in, zodat anderen weten wie je bent. Gebruik niet een Nickname. Voor de deelnemers is dat wel zo prettig.

Algemene Ledenvergadering bijwonen
Voor het deelnemen aan de ALV is het van belang, dat je je naam voert, zoals die bekend is binnen de ledenadministratie van de NVNLP.
Bij 'binnenkomst' in de digitale Ledenvergadering wordt de door jou gevoerde naam gecontroleerd tegen de lijst met de vooraf opgegeven en dus deelnemende personen. Personen die inloggen, maar waarvan we de naam niet herkennen, zullen (via de Chat-functie) worden gevraagd om zichzelf te hernoemen. Personen, waarvan we de naam niet herkennen als lid, zullen uiteindelijk worden uitgesloten van de digitale Algemene Ledenvergadering.
Alleen op deze manier kunnen we een redelijke controle uitoefenen op de besluitvormingsprocedure binnen de ALV (wettelijke eis).

Chat-venster
Tijdens het Zoom-en is het handig om aan de rechterkant het Chat-venster open te hebben. Je kan het Chat-venster openen en sluiten via de werkbalk onderin (Chat). Via de chat kan je bijvoorbeeld een vraag stellen of een opmerking maken. 

Raise Hand
Als je het woord wilt hebben, kan je dat laten weten via de "Raise Hand" knop. Deze knop bevindt zich in het Participants-venster, helemaal rechts onderaan. Het Participants-venster kan je openen en sluiten via de werkbalk onderin (Participants).

Microfoon
Zet je microfoon op mute als je niet aan het woord bent. Dit voorkomt achtergrondruis bij anderen en zorgt er tevens voor dat niet iedereen per ongeluk door elkaar spreekt. Je zet jezelf op mute via de werkbalk onderin (Mute/Unmute). De organisator heeft de mogelijkheid om jouw microfoon op mute te zetten.
Het kan zijn, dat de organisator van de meeting ervoor kiest om het aanzetten van ieders microfoon (unmute) te blokkeren. De organisator kan deze blokkade per deelnemer opheffen. In dat geval zal je in het scherm een verzoek zien om je microfoon aan te zetten om op die manier jou het woord te geven.

Beeld
Je camera kan je aan- en uitzetten via de werkbalk onderin het scherm (Start Video/Stop Video).
Als je je camera niet wilt aanzetten is dat natuurlijk je goed recht. Tijdens webinars is het ook niet zo belangrijk om deze aan te hebben, omdat over het algemeen alleen de sprekers in beeld zullen worden gebracht.
Bedenk dat het tijdens vergaderingen - zeker als je het woord voert -  voor de overige deelnemers niet zo fijn is om tegen een 'zwart' scherm aan te praten. Dus als het even kan, verzoeken we je om tijdens vergaderingen je camera aan te zetten.

Een discussie
Vooral tijdens een vergadering (en bij het gebruik van een Breakout Room) kan er de noodzaak zijn om een discussie te voeren. Het voeren van een discussie via Zoom vergt enige discipline. Waar een discussie in een vergaderzaal nog enigszins gevolgd en dus gevoerd kan worden, is dit bij Zoom in de praktijk niet mogelijk.
Indien een discussie gevoerd moet worden, zal de voorzitter van een vergadering dit over het algemeen ondersteunen door middel van één of meer gespreksrondes. De voorzitter zal dan vragen wie in een gespreksronde het woord wil hebben. Een deelnemer, die het woord wil, kan dit kenbaar maken door middel van de Raise Hand knop. Vervolgens kan de voorzitter iedereen één voor één het woord geven. 
Elke ronde kan vervolgd worden met een volgende gespreksronde, totdat er geen deelnemers meer zijn, die zich aanmelden voor deelname aan een gespreksronde.
Deelnemers die tijdens een ronde al aan de beurt zijn geweest, worden geacht om in de lopende ronde niet nogmaals de Raise Hand te gebruiken. Dit kan weer in de volgende ronde.
Hoe meer deelnemers er zijn, des te belangrijker is het, dat de bovenstaande regels worden gevolgd.

Koptelefoon of oortjes
Gebruik eventueel een koptelefoon of oortjes om echo of rondzingen te voorkomen.

Inloggen
Log op tijd in en test beeld en geluid, zodat het opstarten met elkaar zo soepel mogelijk verloopt.