Huishoudelijk reglement

Versie 19 mei 2023 (download)

Het huishoudelijke reglement (HR) bevat afspraken, regels en richtlijnen die een nadere detaillering van en een aanvulling op de statuten zijn.

Instituten
1. Er wordt een verenigingsregistratie aangehouden van de namen en adressen van de bij de NVNLP aangesloten instituten
Opleidingen
1. De Algemene Ledenvergadering stelt voorwaarden vast waaraan gekwalificeerde NVNLP trainingen behoren te voldoen. De volgende trainingen komen voor kwalificatie in aanmerking:
  - een NLP practitioner-opleiding
  - een NLP masterpractitioner-opleiding
  - een NLP postmaster-opleiding
  - een NLP trainersopleiding.
2. Het voorstel daartoe wordt gedaan door het bestuur aan de Algemene Ledenvergadering.
3. In aanmerking voor kwalificatie komen die NLP opleidingen van opleidingsinstituten, waarvan het curriculum en de trainer(s) aantoonbaar voldoen aan de gestelde voorwaarden, te toetsen door de NVNLP Kwaliteitscommissie.
4. Registratie en kwalificatie wordt aangevraagd bij het bestuur van de vereniging.
5. Het besluit een NLP opleiding van een opleidingsinstituut te registreren en/of te accrediteren wordt genomen door het bestuur op advies van de NVNLP Kwaliteitscommissie. Het besluit wordt kenbaar gemaakt in het verenigingsblad en/of op de website van de NVNLP.
6. Elk opleidingsinstituut dat geregistreerde NLP opleidingen aanbiedt dient een door de Algemene Ledenvergadering vast te stellen jaarlijkse sponsorbijdrage te betalen. Wanneer het instituut de verwachting heeft dat het minder dan 35 cursisten zal hebben, kunnen zij een aanvraag indienen bij de vereniging NVNLP voor 50% reductie op het sponsorbedrag. Het opleidingsinstituut kan een verzoek indienen bij het bestuur om te betalen in twee termijnen. Indien registratie op een later tijdstip dan 1 januari plaatsvindt, is de te betalen vergoeding naar rato per maand.
7. Opleidingsinstituten die geregistreerde NLP opleidingen aanbieden en hun jaarlijkse sponsorbijdrage hebben betaald hebben recht op:
  - melding van het begunstigerschap op de website van het NLP-opleidingsinstituut;
  - vertoon van promotiemateriaal (zoals posters en billboards) bij evenementen;
  - vermelding van het begunstigerschap op affiches en flyers van het NLP-opleidingsinstituut;
  - het gebruik van het logo van de NVNLP op de website van het NLP-opleidingsinstituut en het gebruik van het doorkliklogo NVNLP om te verwijzen naar de website van de NVNLP.
    
    De NVNLP verplicht zich tot:
  - het opnemen van de naam van het NLP-opleidingsinstituut in de adreslijst op de website van de NVNLP en het vermelden van de naam van het NLP-opleidingsinstituut in de adreslijst in het verenigingsblad;
  - het desgevraagd aankondigen op de website van de NVNLP van bijzondere NLP-evenementen en bijzondere NLP-workshops van het NLP-opleidingsinstituut;
  - het op verzoek van het NLP-opleidingsinstituut verstrekken van accreditatiezegels voor de certificaten van de geslaagde cursisten voor door de NVNLP geaccrediteerde NLP-opleidingen;
  - het aanbieden van advertentieruimte in het magazine INZICHT met 50% korting op de standaardtarieven voor leden, donateurs en aangesloten NLP-instituten;
  - het beschikbaar stellen van een onderling overeen te komen aantal exemplaren van INZICHT per uitgave voor de leestafel en voor promotie.
Leden
1. Het lidmaatschap van de NVNLP staat open voor een ieder.
2. Elk lid dient de missie, visie, strategie, het doel, de ethische code en de gedragscode van de vereniging te onderschrijven. Het onderschrijven geschiedt door middel van een aparte accordering op het inschrijfformulier.
  - leden-practitioners hebben een diploma nodig
  - leden-begunstigers worden aangewezen door het instituut
  - donateurs (iedereen niet één van bovenstaande is)
3. Er wordt een verenigingsregister aangehouden van de namen en adressen van de leden onderscheiden in de categorieën
  - leden-practitioners, geregistreerd in de administratie als relatietype "lid"
  - leden-begunstigers, geregistreerd in de administratie als relatietype "lid"
  - donateurs, geregistreerd in de administratie als relatietype "aspirant"
  - betaalde abonneehouders van het blad Inzicht, geregistreerd in de administratie als relatietype "Inzicht abonnee"
    
    Binnen de ledenadministratie worden de leden nog onderverdeeld in:
  - regulier lid
  - gezinslid tegen een contributie van 75%
  - erelid, dat geen contributie betaalt
  - senior lid tegen een contributie van 50%
  - lid zonder contributie
  - gratis lid i.v.m. instituut
Aanmelding, toelating en opzegging
1. Het lidmaatschap/donateurschap voor de vereniging wordt aangevraagd door middel van een formulier op de website van de vereniging.
2. Dit formulier wordt verder behandeld door het secretariaat van de vereniging
3. Diegenen die zijn toegelaten tot het lidmaatschap/donateurschap worden ingeschreven in het verenigingsregister.
4. Binnen veertien dagen na inschrijving in het verenigingsregister ontvangen leden/donateurs daarvan van het secretariaat een schriftelijke bevestiging en ter verwelkoming (via de post) het meest recente exemplaar van Inzicht en het verzoek tot betaling van de contributie.
5. De hoogte van de contributie in het eerste jaar is afhankelijk van het tijdstip dat het lid/de donateur is ingeschreven en bedraagt een heel jaar bij inschrijving in de maanden 1 t/m 5, een half jaar bij inschrijving in de maanden 6 t/m 11 en bij inschrijving in december wordt geen contributie voor dat jaar in rekening gebracht.
6. Diegenen die niet worden toegelaten tot het lidmaatschap ontvangen daarvan schriftelijk bericht. Zij kunnen een bezwaarschrift indienen bij de Algemene Ledenvergadering via het e-mailadres van de NVNLP.
7. Opzegging van het lidmaatschap geschiedt door middel van een schriftelijke mededeling, of door een opgave van het beëindigen van het lidmaatschap via een formulier op de website van de vereniging.
8. Opzegging geschiedt per 31 december, bij voorkeur in het lopende jaar. Opzegging in een lopend jaar met terugwerkende kracht is slechts mogelijk indien er nog geen tweede betalingsherinnering aan het lid is verzonden.
Rechten en verplichtingen
1. Individuele leden, donateurs en leden-begunstigers, die hun jaarlijkse contributie dan wel hun begunstigersbijdrage hebben betaald kunnen deelnemen aan alle georganiseerde activiteiten van de NVNLP en hebben toegang tot de Algemene Ledenvergadering (ALV).
2. Individuele leden en leden-begunstigers hebben stemrecht op de Algemene Ledenvergadering (ALV). Donateurs hebben geen stemrecht op de Algemene Ledenvergadering (ALV).
3. Leden / donateurs die hun jaarcontributie niet betaald hebben, hebben geen toegang tot het voorjaar- en najaarscongres. Zij dienen eerst hun jaarcontributie dan wel de kostprijs van het evenement te betalen. Ook hebben zij geen toegang tot de Algemene Ledenvergadering (ALV).
4. Bij bijeenkomsten en verenigingsactiviteiten kunnen de leden in beperkte mate introducés meenemen. Het bestuur beslist per situatie over het toelaten van introducés, het aantal introducés en de prijs die een introducé dient te betalen.
5. Individuele leden kunnen zich (via de Verwijslijsten op de website van de vereniging) laten registreren als NLP professional. De voorwaarden waaronder dit plaats vindt staan vermeld op de website van de NVNLP.
6. De NVNLP geeft periodiek een verenigingsblad INZICHT uit. Individuele-leden, donateurs, leden-begunstigers en ereleden ontvangen dit blad gratis.
7. Individuele leden en donateurs kunnen zitting nemen in het bestuur, de verschillende commissies en werkgroepen van de NVNLP en/of een bijdrage leveren aan de door het bestuur georganiseerde speciale projecten.
Ereleden
1. Ereleden zijn natuurlijke personen die zich voor de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt.
2. Het bestuur doet een voordracht tot benoeming tot erelid aan de ALV van de NVNLP. Dit voorstel kan ook worden gedaan door middel van een schriftelijk voorstel van tenminste 15 leden (geen donateurs). De voordracht wordt definitief wanneer tweederde van de uitgebrachte stemmen voor het voorstel heeft gestemd.
3. Het erelidmaatschap gaat in op de datum waarop het besluit tot benoeming door de ALV is genomen.
4. Het erelidmaatschap eindigt op dezelfde wijze waarop het individuele lidmaatschap eindigt, conform de statuten.
5. Een erelid is vrijgesteld van het betalen van de jaarlijkse contributie van de NVNLP.
Taken, bevoegdheden, verplichtingen van het bestuur en voorwaarden voor toetreding
1. Het bestuur stelt het beleid van de NVNLP voor en draagt zorg voor de uitvoering van de genomen besluiten.
2. Het bestuur ziet toe op de naleving van statuten en reglementen en handelt in overeenstemming met de wet.
3. Het bestuur ontwikkelt initiatieven in het licht van de doelstelling van de NVNLP, waaronder het onderhouden van contact met vertegenwoordigers van de aangesloten opleidingsinstituten.
4. Het bestuur bevordert de onderlinge verbinding tussen alle leden van de NVNLP.
5. Het bestuur legt verantwoording af aan de ALV.
6. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de NVNLP zodanig aantekeningen te houden dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
7. Het bestuur brengt jaarlijks op de ALV verslag uit over het in het afgelopen boekjaar gevoerde beleid onder overlegging van een door een kascontrolecommissie dan wel externe accountant gecontroleerde balans en een staat van baten en lasten.
8. Nadere detaillering van de taken van het bestuur wordt vastgelegd in een aparte bijlage taakbeschrijving bestuur.
Wijze van vergaderen en de besluitvorming door het bestuur
1. Het bestuur vergadert minimaal een keer per maand, met uitzondering van de vakantieperiode, en verder zo vaak als nodig is.
2. Van elke vergadering wordt tenminste een besluiten- en actielijst bijgehouden.
3. De agenda voor een vergadering wordt door de secretaris in overleg met de voorzitter vastgesteld.
4. De agenda dient uiterlijk een week voor de betreffende vergadering in het bezit te zijn van de bestuursleden.
5. De stemming geschiedt mondeling, tenzij zwaarwegende omstandigheden aanleiding geven tot een schriftelijke stemming.
6. Een voorstel wordt aangenomen bij gewone meerderheid van stemmen.
7. Bij staken van de stemmen wordt een tweede stemmingsronde gehouden. Staken de stemmen dan wordt het voorstel aangehouden. De voorzitter heeft in deze geen vetorecht.
8. Bestuursleden die naast het verenigingsbelang ook enig persoonlijk belang hebben bij onderwerpen waarover gestemd gaat worden, dienen zich van deze stemming te onthouden.
9. Indien het aantal bestuursleden dat zich van de stemming onthoudt de helft of meer is, dan dient het onderwerp aan de ALV te worden voorgelegd, dan wel te worden teruggetrokken.
10. Een bestuursbesluit kan per e-mail worden genomen. Daartoe zal de secretaris dit besluit eenduidig omschrijven en aan iedereen per e-mail toesturen. Alle bestuursleden reageren hierop per e-mail. Alle bestuursleden dienen hierop te reageren met 'eens', 'oneens', 'blanco', 'agenderen'. Indien één der bestuursleden wil agenderen betekent dit dat het besluit niet per e-mail kan worden genomen.
  Een per e-mail genomen bestuursbesluit wordt in de eerstvolgende bestuursvergadering opgenomen in de besluitenlijst.
Secretariaatsbureau
1. Het bestuur heeft een administratieve ondersteuning ter beschikking, die onder verantwoordelijkheid van het bestuur onder andere als taken uitvoert:
  - het verzenden van de oproepingen voor de Algemene Ledenvergadering als bedoeld in artikel 19 van de statuten; dit mag ook elektronisch via e-mail
  - het afhandelen of distribueren van bij de vereniging binnengekomen stukken en het afhandelen of verzenden van uitgaande stukken;
  - het verzorgen van de ledenadministratie en het bijhouden van registers als bedoeld in artikel 1 van dit reglement;
  - het te woord staan, informeren, documenteren en verwijzen van leden, begunstigers, donateurs en belangstellenden;
  - het verrichten van werkzaamheden van administratieve aard te behoeve van de vereniging en haar leden
  - het beheren van het archief van de vereniging.
2. In geval het secretariaatsbureau om welke reden dan ook niet meer als zodanig kan functioneren, is de secretaris in overleg met zijn/haar medebestuursleden gehouden die maatregelen te treffen, die de uitvoering van de bovengenoemde taken waarborgen.
Ledenraad
1. [dit gedeelte moet nog nader worden ingevuld]
Werkgroepen en commissies
1. Zowel de ledenvergadering, onverminderd de bepalingen daartoe in artikel 19 van de statuten, als ook het bestuur kunnen al dan niet uit hun midden commissies instellen.
2. De taken opgedragen aan de in lid 1 van dit artikel genoemde werkgroepen en commissies betreffen de uitvoering van door het bestuur of de ledenvergadering omschreven en goedgekeurde activiteiten en rapporteren over hun voortgang aan het orgaan dat hen heeft ingesteld.
3. Commissies voorzien zelf in een voorzitter en desgewenst een secretaris.
4. Commissies van permanente aard waaronder de kwaliteitscommissie, de vertrouwenscommissie en de klachtencommissie stellen een rooster van aftreden vast uitgaande van een benoemingsperiode van drie jaar. Een aftredend commissielid kan voor een herbenoeming worden voorgedragen. Een herbenoeming moet in lijn zijn met de taakomschrijving van de betreffende commissie.
Vergoedingen
1. Leden van het bestuur krijgen voor hun bestuursactiviteiten een vrijwilligersvergoeding van ten hoogste de door de Belastingdienst vastgestelde maximale vrijwilligersvergoeding.
2. Leden van werkgroepen en commissies kunnen voor hun activiteiten ten dienste van de vereniging hun kosten declareren.
3. Leden van de redactie van INZICHT krijgen voor hun activiteiten voor INZICHT een vrijwilligersvergoeding. De hoofdredacteur ontvangt op basis van een offerte een vergoeding per editie.
4. Het bestuur heeft het recht om bij wijze van uitzondering een vrijwilligersvergoeding toe te kennen aan leden die een bijzondere opdracht vervullen.
Verklaring omtrent gedrag (VOG)
1. Leden die zitting hebben in de vertrouwenscommissie en de klachtencommissie dienen een actuele VOG over te leggen.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
1. De NVNLP houdt zich in al zijn geledingen aan de wettelijke bepalingen van de AVG.
Slotbepalingen
1. Voorstellen tot wijziging van dit huishoudelijk reglement op een ledenvergadering dienen tevoren te worden geagendeerd en schriftelijk te worden toegelicht. Wijzigingen kunnen alleen worden vastgesteld door de ALV bij een besluit met een meerderheid van tweederde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.
2. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Bij verschil van mening over de uitleg van dit reglement binnen het bestuur beslist de ledenvergadering.

Taakbeschrijvingen

Voorzitter
1. De voorzitter bewaakt de behartiging van de belangen van de NVNLP overeenkomstig de statutaire doelstelling.
2. De voorzitter ziet toe op de naleving van alle gestelde regels binnen de statuten en het huishoudelijke reglement.
3. De voorzitter stuurt en coördineert de werkzaamheden van het bestuur, haar commissies, haar werkgroepen en speciale projecten.
4. De voorzitter draagt zorg voor de externe representatie van de vereniging en voor de vertegenwoordiging van de NVNLP in nationaal en internationaal verband.
5. De voorzitter draagt zorg voor het aangaan en onderhouden van externe contacten.
6. De voorzitter leidt de ledenvergaderingen, de bestuursvergaderingen en het institutenoverleg. De voorzitter stelt de orde van de vergaderingen vast.
7. Bij het niet herkiesbaar zijn van de voorzitter dient het bestuur tenminste een half jaar voor het aftreden van de voorzitter op zoek te gaan naar een geschikte kandidaat-opvolger.
Vice-voorzitter
1. Indien in de loop van het verenigingsjaar de functie van voorzitter vacant wordt, treedt de vice-voorzitter in zijn/haar rechten en verplichtingen totdat in de eerstvolgende ledenvergadering een nieuwe voorzitter zal zijn benoemd.
2. De vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij diens ontstentenis. Hij/zij heeft dezelfde rechten en verplichtingen als de voorzitter.
Secretaris
1. De secretaris is naast de algehele beleidsvoering belast met:
  - het toezicht houden op de administratieve ondersteuning;
  - controle op de uitvoering van de administratie van de vereniging (leden, instituten, debiteuren, crediteuren, facturen en dergelijke) en de rapportage hierover aan het bestuur;
  - controle op de uitvoering van de administratie van de verwijslijsten;
  - controle op de uitvoering van geregistreerde geaccrediteerde opleidingen;
  - het houden van aantekening van hetgeen in de ledenvergaderingen (notulen) en in de bestuursvergaderingen (actie- en besluitenlijst) is besproken en is besloten;
  - het opstellen van een jaarverslag als bedoeld in artikel 15 van de statuten;
  - het opstellen van de agenda voor de vergaderingen in overleg met de voorzitter;
  - het opstellen van het rooster van aftreden van de bestuursleden;
  - de zorg voor het beheer van het archief van de vereniging;
  - de zorg voor het handhaven van de AVG.
2. Bij afwezigheid van de secretaris treedt een daartoe door het bestuur aangewezen bestuurslid in zijn/haar plaats.
Penningmeester
1. De penningmeester is naast de algehele beleidsuitvoering belast met:
  - het beheer van de geldelijke middelen van de vereniging;
  - het opstellen van de financiële stukken als bedoeld in artikel 15 van de statuten (balans, verlies & winst rekening en begroting);
  - het doen van voorstellen aan het bestuur met betrekking tot de hoogte van de jaarlijkse bijdragen;
  - de facturering en het debiteurenbeheer;
  - het informeren en adviseren van het bestuur met betrekking tot financiële zaken;
  - het beoordelen van binnenkomende facturen en declaraties en het na akkoord verzorgen van de betalingen:
    - bedragen die hoger zijn dan € 5.000,- moeten vooraf door het bestuur zijn geaccordeerd;
    - uitgaven hoger dan € 500,- die in opdracht van de penningmeester zijn gedaan moeten vooraf door het bestuur zijn geaccordeerd;
  - het in overleg treden en afstemmen met de kascontrolecommissie c.q. externe accountant met betrekking tot de controle van de jaarstukken.
2. Bij afwezigheid van de penningmeester treedt een daartoe door het bestuur aangewezen bestuurslid in zijn/haar plaats.